En tant que cheffe d’entreprise, il est presque inévitable d’accumuler un nombre incalculable de tâches à réaliser au quotidien. Faire tourner un business demande à la fois d’en gérer sa stratégie, sa communication et son offre. Cette grosse charge de travail fait naître le problème majeur de toutes les entrepreneures débordées : l’éparpillement. Tu dois orchestrer tellement de choses en même temps que tu en viens à n’en finaliser aucune. Tu perds ton temps, ton cerveau peine à aller au bout de tes actions et tu es sans cesse dérangée ou distraite par les aléas du quotidien d’entrepreneuse. Aujourd’hui, dans cet article de blog, j’aborde quelques astuces pour gagner en productivité sans s’éparpiller. Ce sujet t’intéresse ? Installe-toi confortablement et poursuis ta lecture.

Pourquoi une entrepreneure a-t-elle tendance à s’éparpiller ?

Avoir trop de choses à faire en même temps : la première cause de l’éparpillement

Comme je te le disais dans cet article qui aborde la réalité sur la vie d’entrepreneur, être cheffe d’entreprise demande de jongler entre plusieurs casquettes. À côté des prestations que tu offres à tes clients, tu as un business à faire tourner. Ceci veut dire qu’en plus de ton cœur de métier, tu dois également assurer :

• La communication autour de ton business ;
• La comptabilité ;
• La mise en place d’une bonne stratégie marketing ;
• La recherche d’éventuels partenariats ;
• La création de tes nouvelles offres ;
• Etc.

Sans oublier que si tu es maman entrepreneure, tu dois encore ajouter toutes tes tâches quotidiennes en rapport avec ta maternité et ta vie de famille.

Ce genre de vie mouvementée crée un véritable cocktail de choses à faire et allonge ta to-do list à n’en plus finir. Il s’agit donc bel et bien de la première cause d’éparpillement lorsqu’on est entrepreneure. Il y a tellement de choses à faire et à penser qu’on a du mal à les prioriser et par conséquent du mal à les réaliser. On souhaite être sur tous les fronts, tout assurer à la perfection, et cela nous dessert sur le long terme. En plus de t’épuiser, tu finis par ne plus réussir à tout finaliser.

Dire oui à tout, la mauvaise habitude des entrepreneurs débutants

Lorsque tu es à la tête d’un business, l’une de tes plus grandes priorités et de trouver des clients pour assurer la survie de ton entreprise. Tu souhaites alors tellement gagner ta vie et te prouver que ton business fonctionne que tu peux être amenée à dire oui à toutes les demandes de tes clients ou de tes collaborateurs. Ce point arrive très souvent lorsque tu débutes et que tu ne maîtrises pas encore tous les rouages de l’entrepreneuriat. Souvent, on dit oui parce qu’on a peur de manquer ou parce qu’on a peur de perdre nos éventuels prospects. Et si en plus tu es quelqu’un d’extrêmement empathique qui souhaite faire passer le bien-être de tes clients avant le tien, tu peux rapidement te retrouver à aider les autres en préférant te mettre toi-même en difficulté.

Le problème en disant oui à tout, c’est que tu es amenée à accepter plus de missions que tu ne pourrais en réaliser sur ta journée. Tu t’infliges donc une certaine pression et augmentes ton risque d’éparpillement. En voulant trop faire, tu finis par bâcler tes actions et rendre un travail inachevé ou moins qualitatif que ce que tu voudrais.

Afin de gagner en productivité sans s’éparpiller, il est essentiel de pouvoir faire la part des choses entre nos valeurs et nos objectifs. Pour cela, tu dois faire la différence entre ce qui est pertinent pour le bon fonctionnement de ton entreprise et ce qui ne l’est pas.

Les interventions incessantes : de vraies invitations à l’éparpillement

Au cours d’une journée de travail, énormément de choses du quotidien peuvent interrompre ta productivité et ton rythme naturel. Il s’agit généralement de petits éléments qui, mis bout à bout, finissent par occuper une grande place :

• Les notifications de tes réseaux sociaux :
• L’arrivée d’un ou plusieurs mails au cours de ta journée ;
• Le facteur qui sonne à la porte pour te déposer un colis ;
• Tante Jeanine qui appelle pour prendre de tes nouvelles ;
• Etc.

Le problème avec ces petites choses anodines, c’est qu’elles sont en réalité de véritables distractions qui te détournent de ton objectif. À chaque fois que tu t’arrêtes en pleine tâche pour répondre au téléphone ou découvrir une notification, tu perds du temps. De plus, tu dois fournir un effort supplémentaire pour te recentrer sur la tâche initiale et retrouver ta pleine concentration. Finalement, ces interventions incessantes agissent comme des effractions dans tes heures de travail.

Pour t’aider là-dedans, j’ai d’ailleurs rédigé un article sur les outils que j’aime utiliser dans ma vie d’entrepreneure.

Le manque d’organisation : une porte ouverte pour l’éparpillement

Bien évidemment, l’organisation sereine de ton quotidien d’entrepreneure est capitale. En tant que coach en organisation et en gestion du temps, je ne peux que te le rappeler. En prenant le temps de t’organiser et de suivre un planning établi, tu limites autant que possible les imprévus et tires un maximum profit de tes journées de travail.

Sans organisation et sans planifier tes tâches, tu avances sans objectifs définis et tu risques de perdre ton temps dans des actions chronophages et inutiles. De plus, tu seras automatiquement attirée par des tâches que tu juges faciles et moins énergivores, repoussant ainsi ce qui te demandera plus d’efforts et de réflexion. Il s’agit là d’un comportement propice à l’éparpillement.

À chaque fois que tu te lanceras dans une action plus compliquée, tu voudras naturellement revenir à quelque chose de plus simple en repoussant indéfiniment. Si ton entreprise ne repose pas sur une méthode organisationnelle efficace, ta tendance à t’éparpiller risque de prendre une place trop imposante en entravant quotidiennement ta productivité.

Quel mindset doit développer une entrepreneuse pour gagner en productivité sans s’éparpiller ?

En tant qu’entrepreneure, ce qui compte n’est pas de tout réaliser à la perfection. Tu comprendras vite que tu as tes forces et tes faiblesses et que certains points te demanderont plus d’efforts que d’autres. L’entrepreneuriat c’est ça : apprendre à créer du résultat et à sauter sur les opportunités qui te permettront d’avancer et de te différencier.

On n’attend pas de toi que tu sois la meilleure dans toutes les catégories. Au contraire, on veut surtout que tu développes une expertise dans ton domaine et que tu puisses insuffler ta personnalité dans ton business.

Dans le milieu entrepreneurial, on dit souvent : « Mieux vaut fait que parfait ». Évidemment, ça ne veut pas dire que tu dois bâcler ce que tu fais. Par contre, cette phrase te rappelle que tu n’as pas besoin que tout soit parfait pour te lancer. Vouloir atteindre la perfection et maîtriser chaque composante de ton business, c’est te planter une sacrée épine dans le pied. Résultat, il y a fort à parier que tu n’agisses jamais ou que tu tires en longueur chaque tâche.

Au début, l’important est de répondre à la problématique de ta clientèle. Tu auras tout le temps de perfectionner tes offres et de faire évoluer ton business avec le temps et l’expérience. Néanmoins, tu as besoin de confronter ton expertise à ta clientèle cible pour être sûre d’avancer dans la bonne direction.

Comment faire pour ne plus s’éparpiller dans l’entrepreneuriat ?

Prioriser les tâches dans son business pour gagner en productivité sans s’éparpiller

Personnellement, depuis que j’ai lancé mon entreprise Lady Liberté Coaching, je me concentre à chaque fois sur l’exécution de trois tâches liées à un objectif défini. Ceci veut dire que, période après période, j’analyse les objectifs que je souhaite me fixer et je reste focus sur trois actions qui servent ces objectifs.

Je garde un nombre maximum de trois tâches afin de limiter mon champ d’action et d’éviter toute dispersion. En agissant ainsi, j’y trouve deux bénéfices.

Premièrement, j’atteins mes objectifs plus rapidement, plus efficacement et sans avoir à travailler plus que nécessaire. En effet, puisque mes actions sont prioritairement tournées vers ces objectifs fixés et limités, j’avance plus vite. Je sais ce que je dois faire lorsque ma journée débute et trouve un intérêt dans chaque action que je pose. Mes heures de travail sont ainsi correctement utilisées et me font gagner en productivité.

En second, je dis beaucoup plus facilement non sans culpabiliser. En me mettant dans cette posture, je sais ce que je dois faire et ce que je ne dois pas faire pour le bien-être de mon entreprise. Si ce qu’on me demande a un intérêt ou un lien avec ce que j’ai décidé de prioriser, je le fais. Si, au contraire, ça me détourne de mon objectif, je refuse sans aucune hésitation. Ceci parce que je sais pertinemment que ça va me desservir sur le long terme et que je n’y trouverai actuellement aucune réelle utilité. En tant que cheffe d’entreprise, je me dois de faire tourner mon propre business sans laisser place à la distraction ou à la surcharge de travail.

Un outil intéressant pour gagner en productivité et arrêter de s’éparpiller : la matrice Eisenhower

Inventée par Dwight David Eisenhower, cette méthode vise à gagner en productivité grâce à deux grands axes : les actions urgentes et les actions importantes. En mettant en place cet outil, il te permet de qualifier tes différentes tâches selon quatre catégories :

• Les actions urgentes et importantes ;
• Les actions non importantes mais urgentes ;
• Les actions importantes mais pas urgentes ;
• Les actions ni importantes ni urgentes.

Bien évidemment, tu comprendras que les tâches à régler en priorité sont celles que tu placeras dans la case « urgentes ET importantes ». En revanche, les tâches ni urgentes ni importantes pourront, quant à elles, être repoussées sans que cela n’influence ton entreprise, tes objectifs et ta productivité.

Utiliser cette méthode te permet d’amorcer une réflexion sur les tâches que tu dois mener. Lorsque tu organises ton emploi du temps et que tu fais face à une nouvelle idée et/ou une nouvelle action, interroge-toi sur son degré d’urgence et d’importance pour prendre tes décisions. L’entrepreneuse qui utilise cet outil aura ainsi plus facile à hiérarchiser ses priorités afin de gagner en productivité et d’éviter l’éparpillement.

Ce qu’il faut retenir

L’éparpillement est un problème majeur dans la vie des entrepreneures. En effet, en développant un business, nous avons tendance à multiplier les actions sans réussir à les hiérarchiser et, par conséquent, à les prioriser. Résultat, il devient compliqué de s’organiser et de rester productives. Les tâches se mélangent, la concentration est compliquée à garder et de petites actions te prennent finalement des heures.

En apprenant à prioriser ses tâches notamment grâce à la matrice Eisenhower, un entrepreneur peut aisément gagner en productivité sans s’éparpiller. Le tout est de comprendre ce qui est véritablement pertinent pour ton entreprise et agir en fonction. Cela te demandera de faire des choix et de prendre conscience du nombre d’heures que tu détiens pour avancer vers le résultat que tu espères et te différencier face à tes concurrents. En fixant ton objectif et en te concentrant sur un petit nombre de tâches qui vont le servir, tu avanceras plus rapidement et plus efficacement. Tu limiteras ainsi les risques de t’éparpiller et tu gagneras obligatoirement en productivité.

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