Ce n’est plus un secret pour personne, être femme et maman entrepreneure demande une organisation millimétrée. Sur ce blog, je partage chaque mois des pistes pour aider les cheffes d’entreprise et mamans entrepreneures à améliorer leurs méthodes organisationnelles et tirer le meilleur de leur productivité. Si tu es une femme et même une mère et que tu entreprends en même temps, peut-être es-tu intéressée par les outils et applications que j’utilise au quotidien. Ceux-ci m’aident à être plus productive et ne rien oublier entre vie professionnelle et vie privée. C’est exactement ce que j’ai décidé d’aborder dans ce nouvel article de blog : les outils indispensables dans mon organisation de femme et maman entrepreneure.

Notion, mon second cerveau de femme et maman entrepreneure

Quand il faut gérer le quotidien en plus d’une entreprise, un second cerveau n’est pas de refus. Notion, c’est un outil gratuit qu’il te suffit de télécharger et d’installer sur ton ordinateur et ton téléphone. Il est ensuite possible de créer un nombre illimité de pages et de les organiser sous forme de tableaux, de listes ou encore de calendriers.

En réalité, Notion peut t’accompagner quotidiennement et devenir l’outil de gestion complète de ta vie de famille et de ton entreprise. Personnellement, je l’utilise pour organiser mes projets et suivre absolument tout ce que je dois faire.

Pour te donner quelques idées, Notion peut intervenir dans :

• Tes prises de notes : dès que tu as une nouvelle idée en tête, il te faut simplement sortir ton téléphone de ta poche, ouvrir une nouvelle page sur Notion et déposer ton idée sans risquer de l’oublier.
• L’organisation de tes menus : en tant que maman, tu dois pouvoir gérer les repas de famille en plus de ton entreprise. Notion est donc parfait pour organiser les repas de la semaine. Tu peux même y ajouter des liens vers les recettes que tu souhaites tester.
• La structure de tes objectifs annuels et mensuels : chaque début d’année et début de mois, tu peux suivre l’avancée de tes objectifs et le développement de tes projets grâce aux nombreuses fonctionnalités que te permet cet outil.
• Le suivi de ta facturation : avec les tableaux, les propriétés et les couleurs que tu peux intégrer à tes pages Notion, tu peux facilement suivre la facturation de tes clients et le suivi de celle-ci.
• L’organisation de tes lancements : Notion dispose par exemple de la même fonction que l’application Trello. En un clin d’œil, tu peux organiser et voir l’avancée de tes différents lancements et offres.
• Etc.

Google Agenda, le saint-graal pour planifier ses journées de mère entrepreneuse

Bien évidemment, tu peux opter pour un agenda papier que tu emmènes partout avec toi. Cependant, dans l’univers du digital, je te conseille absolument l’agenda Google. Il s’agit d’un agenda et d’un planificateur en ligne auquel tu peux accéder de manière illimitée, que tu sois sur ton téléphone, sur ta tablette ou sur ton ordinateur.

J’aime particulièrement cet outil parce qu’il me permet de gérer mon temps et de structurer mes journées grâce à des créneaux horaires bien établis. Si tu me suis depuis un petit temps, tu sais que j’aime particulièrement organiser mes actions en me fixant des plages horaires. Grâce à Google Agenda, je peux facilement intégrer des blocs de temps colorés en fonction de la nature des tâches que je dois réaliser. Il est également possible de créer plusieurs agendas dans ce même outil, ce qui me permet d’avoir un organisateur professionnel et un planificateur personnel au même endroit. Avec les couleurs, je peux directement comprendre de quel type de tâche il s’agit.

Les rendez-vous sont aussi faciles à gérer via cet outil. Si par exemple, tu utilises Google Meet pour tes meetings en visioconférence, tu peux directement inviter ton partenaire via Gmail. Il recevra ton invitation dans sa boîte mail pour accepter la date et l’heure du rendez-vous et celui-ci se synchronisera directement dans ton agenda. Un gain de temps et une organisation suivie à la lettre grâce à un outil de qualité, que demander de plus ?

Calendly ou comment simplifier la prise de tes rendez-vous et ton organisation de femme entrepreneure

Lorsqu’on est à la tête de son entreprise, nous devons nous montrer disponibles et accessibles pour nos prospects. En fonction de ton business, peut-être proposes-tu des appels découvertes ou des mini-coachings pour entrer en contact avec tes potentiels futurs clients. C’est important pour la relation que tu crées avec ta clientèle mais c’est aussi quelque chose qui prend beaucoup de temps :

• Il faut faire matcher tes disponibilités avec celles de ton prospect ;
• Cela demande plusieurs mails et/ou messages pour que vous puissiez vous mettre d’accord sur un créneau commun ;
• Tu dois donc prendre le temps de regarder et d’organiser ton agenda en fonction de ces appels découvertes ;
• Et si un rendez-vous s’annule, tu es repartie pour un tour.

En conclusion, la prise de rendez-vous peut devenir extrêmement chronophage. Avec Calendly, tu disposes d’une solution pour faciliter ceci et gagner un temps considérable. Grâce à cet outil, tu vas pouvoir fixer des créneaux définis durant lesquels tes prospects peuvent prendre rendez-vous automatiquement.

Concrètement, tu choisis les différentes dates et heures auxquelles tu sera libre dans les prochaines semaines. Avec ceci, tu crées ton espace Calendly et partages ton lien sur ton site et tes différents réseaux sociaux. Tes prospects sont ensuite libres de choisir le créneau qui les arrange sans avoir à te contacter au préalable. Le reste de la démarche est automatique puisque tu es directement prévenue de cette prise de rendez-vous. Ton prospect, quant à lui, reçoit automatiquement un mail pour lui confirmer que le meeting aura bel et bien lieu en date et heure choisies.

Forest, l’application qui t’aide à rester focus et à mettre ton quotidien de maman entrepreneure sur pause

Lorsqu’on est entrepreneure et qu’on travaille surtout dans l’univers du digital, on a souvent tendance à utiliser nos téléphones plus que de raison. On poste un contenu sur les réseaux et nous voilà partie pour des heures de contemplation sur les comptes de nos partenaires et concurrents. Du temps perdu inutilement qu’il est difficile de rattraper et qui complique ainsi notre propre productivité.

Pour contrer cette mauvaise habitude, j’utilise Forest, une application qui m’aide à gérer l’utilisation de mon téléphone. Grâce à celle-ci, je réussis à déconnecter le temps suffisant pour me concentrer sur d’autres tâches plus importantes.

Son concept est assez simple et ludique : tu plantes virtuellement un arbre et tu l’aides à grandir. Je t’explique ! En ouvrant l’application, tu détermines le laps de temps durant lequel tu souhaites être pleinement concentrée, tu choisis le modèle d’arbre que tu as envie de faire pousser et tu lances le chronomètre ! À partir du moment où les minutes commencent à défiler, tu n’as plus le droit d’aller sur une autre application de ton téléphone. Si tu le fais, c’est simple, ton arbre meurt. Tu l’auras compris, le but est de réussir à faire fleurir ton arbre et, au rythme de tes différentes sessions, de créer ta propre forêt.

Ça peut paraître un peu étrange mais je t’assure que cette application fonctionne pour augmenter ton degré de concentration et ta productivité.

Toggl Track, pour garder un oeil sur le temps qui passe

Les journées passent vite, n’est-ce pas ? Entre les tâches que tu réalises pour ton entreprise et celles que tu actes en tant que femme et/ou maman, tu aurais bien besoin de journées de 48h ! Il est d’ailleurs parfois compliqué de te rendre compte du temps que tu passes sur l’une ou l’autre tâche.

C’est ici que Toggl Track intervient ! En ligne, cet outil te permettra de comprendre quelles sont tes habitudes et d’apprendre à mieux gérer ton temps. Lorsque tu démarres une action ou un projet, tu peux te rendre sur l’application, encoder les informations et lancer le chronomètre. In fine, tu sauras exactement combien de temps tu as passé pour telle ou telle tâche ou pour tel projet.

Évidemment, l’utilisation de cet outil a un objectif précis. En étudiant le temps que tu utilises pour tes différentes tâches, tu pourras :

• Anticiper et mieux gérer ton planning : tu sauras précisément combien de temps tu prends pour la création de tes contenus Instagram ou la rédaction d’un article de blog par exemple. Ceci t’aidera à t’organiser en prenant en compte le temps réel dont tu as besoin pour finaliser tes actions.
• Facturer ton temps comme il faut : en travaillant, tu peux rapidement passer à côté de nombreuses minutes qui te sont, finalement, impayées. Grâce à Toggl Track, tu maîtrises le temps que tu passes sur les projets de tes clients, ce qui te permet de facturer ton travail comme il se doit.

Canva, l’application de rêve pour ta création de contenus

Dois-je encore vraiment présenter Canva ? Il s’agit de l’outil phare pour créer les contenus que tu posteras sur tes réseaux sociaux. Ce qui est génial, c’est qu’il rend accessible à tous la réalisation de créations graphiques en tous genres. Tout le monde peut, grâce à Canva, obtenir un feed Instagram authentique ou proposer des ebooks de grande qualité.

En prenant la version pro, tu peux carrément intégrer ton identité visuelle contenant :

• Tes typographies ;
• Les couleurs de ton entreprise ;
• Et ton ou tes logo(s)

Cette application te fait donc gagner un temps considérable puisque tu peux créer des contenus percutants en seulement quelques clics. De plus, la bibliothèque canva te propose des centaines de templates que tu n’as plus qu’à modifier en fonction de ta charte graphique. Plus besoin de te creuser la tête durant des heures, ton batching de contenus mensuels peut maintenant se faire en une paire d’heures seulement.

Méta Business Suite, l’outil qui centralise Facebook et Instagram

Si ces deux applications sont les réseaux sociaux que tu utilises par excellence, la Suite Meta Business te sera d’une grande utilité ! Cet outil permet d’automatiser tes actions et d’ainsi planifier tes posts et stories à l’avance. Tu peux donc tranquillement préparer tes contenus et les programmer à heures et dates précises sans avoir à t’en charger par la suite. Imagines-tu le temps que tu gagnes sur ta journée ?

Cet outil t’aide également à harmoniser ta présence sur les réseaux et à te montrer disponible pour tes abonnés. En effet, en planifiant tes stories, tu leur donnes l’impression d’être toujours en ligne et tu les incites à s’engager sous tes publications. Plus tu proposes du contenu, plus ils te prendront pour une référence dans ton domaine. À toi de te montrer constante dans tes apparitions et de leur fournir ce qu’ils recherchent. Grâce aux automatisations, tu seras soutenue dans l’utilisation de tes réseaux et proposeras du contenu même lorsque tu es trop occupée pour poster quoi que ce soit.

Petit + de cet outil : tu peux directement répondre à tes commentaires via l’application, que ceux-ci aient été postés sur Instagram ou sur Facebook.

Gmail, la boite mails de la parfaite maman entrepreneure

Encore un outil Google qui m’accompagne au quotidien. Gmail, c’est la boite mail qui te permettra de gérer facilement les contacts avec tes clients et autres prospects. Son utilisation est simple et peut se faire de partout, à partir du moment où tu disposes d’une connexion internet. Synchronisé sur l’ensemble de tes appareils, tu pourras sans problème sauter de ton ordinateur à ton téléphone pour poursuivre la rédaction d’un mail.

Cet outil possède également la fonctionnalité d’organiser tes mails selon de nombreux filtres. Tu peux donc les ranger dans différentes catégories pour en accélérer la lecture. Par exemple, chaque matin, tu peux te concentrer sur les mails directs reçus de tes prospects et/ou clients. Les messages concernant des newsletters et autres publicités peuvent, quant à eux, être lus plus tard quand tu as un peu de temps devant toi. Ceci te permet d’être plus performante et productive lorsque tu démarres ta journée par la lecture de tes emails.

N’oublions pas, non plus, que créer un compte Gmail t’ouvrira les portes de la suite Google. Grâce à ton adresse mail, tu pourras utiliser tous les outils suivants :

• Google Agenda ;
• Google Drive ;
• Google Sheet ;
• Google Meet ;
• Google Docs ;
• Google Tasks ;
• Etc.

Rassure-toi, tu n’es pas obligée d’avoir une adresse du type monadresse@gmail.com, tu pourras sans problème intégrer ton adresse professionnelle à ton compte Gmail pour pouvoir recevoir et envoyer des mails avec cette dernière.

Evernote, l’outil qui facilite les notes d’une cheffe d’entreprise

Je sais, je t’ai parlé de Notion pour la prise de notes. Toutefois, j’aime également utiliser Evernote. Ceci me permet de garder un outil pour chaque fonction. Notion intervient pour gérer l’avancée de mes projets et mon quotidien de maman. Evernote, lui, m’apporte ce dont j’ai besoin en matière de stockage d’idées en tous genres.

Cet outil, disponible tant sur ordinateur, tablette et téléphone, permet de centraliser absolument tout ce qui me passe par la tête mais pas que… Je peux également y intégrer d’autres ressources telles que des images, des vidéos, des pages web ou encore des pistes audio.

Absolument tout peut y être rassemblé, ce qui me permet de ne pas chercher trois heures après une information capitale. Je sais exactement où elle se trouve sur Evernote. En effet, l’application offre de nombreuses fonctionnalités dont l’organisation de tes idées dans des catégories et cahiers spécifiques. Sans oublier qu’il t’est ensuite possible de rechercher n’importe quel document grâce à la fonction « recherche par mot clé ».

Tasks, un outil pour gérer mes to-do lists professionelles et personnelles

Même s’il est tout à fait possible d’être productive sans utiliser de to-do list, j’avoue que j’aime de temps en temps créer ma propre liste de tâches. Cela m’aide à ne pas m’éparpiller et à savoir exactement ce que je dois faire au cours de la journée ou de la semaine.

Pour me cadrer dans cet exercice, j’aime utiliser Google Tasks. Efficace, son interface est simpliste et ne présente pas trop de fioritures. C’est donc parfait pour faire le job !

Son gros avantage, c’est que cet outil est directement accessible à partir du moment où tu te trouves sur une autre application Google. C’est donc idéal lorsque, le matin, tu regardes ton agenda Google et découvres la journée qui t’attend. Tu peux alors accéder à Tasks sur la droite de ton écran et y entrer les tâches à réaliser.

Ensuite, il s’agit d’une simple to-do list à cocher lorsque les actions sont réalisées. Petit bonus, c’est un système plus écologique que d’utiliser une feuille à chaque fois que tu souhaites créer une nouvelle liste.

Language Tool, un allié dans la rédaction de contenus

Cet outil d’une grande utilité me permet simplement de corriger les textes que je publie ou envoie à mes clients. Par exemple, lors de la rédaction de mes plans d’action, je dois manier les mots et rendre de longs écrits à ma clientèle. Bien évidemment, je souhaite que ce document soit qualitatif et qu’il réponde pleinement aux attentes de mes coachés. Je prends donc le temps de corriger ce que je rédige grâce à l’application Language Tool.

L’outil reconnaît rapidement les erreurs de grammaire et d’orthographe présentes dans le texte, me les indique et me montre comment les corriger. Il me fait donc gagner en temps, en performance et en qualité. Si tu n’es pas trop amie avec la rédaction ou que tu préfères procéder à un petit check avant une quelconque publication, n’hésite pas à t’en servir !

Ce qu’il faut retenir

Le cerveau d’une entrepreneure est déjà bien sollicité entre sa vie familiale et sa vie entrepreneuriale. Il est donc intéressant de s’entourer d’outils et applications capables de soulager notre charge mentale et prêts à nous venir en aide au moindre besoin. Il était important, pour moi, de te livrer les outils que j’utilise le plus pour améliorer mon organisation de mère entrepreneuse. J’espère qu’ils te seront autant utiles qu’à moi.

Si tu en utilises d’autres, viens me les partager en commentaire ou m’en parler via ce formulaire ! Je serai heureuse d’en discuter avec toi et d’échanger nos petits trucs et astuces supplémentaires !